Ontwikkelingen rondom kwaliteitsmanagement

Medewerkers
25-10-2019

In juni heeft het intern auditteam auditgesprekken gevoerd over 2 onderwerpen: het toepassen van de verbeterprocedure en het toepassen van de regels uit de AVG (privacywet).

Conclusie is o.a. dat er veel goed gaat bij het toepassen van de privacyregels; medewerkers zijn er heel bewust mee bezig. Ook het toepassen van de verbeterprocedure is afgelopen jaar verbeterd. De conclusies en aanbevelingen zijn voorgelegd aan het MT.

 

De interne audit heeft geleid tot het vaststellen van de volgende verbetermaatregelen door het MT:

 

Verbetermaatregelen verbeterprocedure

  1. Bij verbetermaatregelen die werkmaatschappij-overstijgend zijn wordt de verantwoordelijkheid neergelegd bij het managementteam. Om dit te borgen, wordt het agendapunt “Monitoring verbeterregister” 1 x per 6 weken geagendeerd op het managementteamoverleg.
  2. De voortgang m.b.t. verbetermaatregelen wordt gemonitord door de leidinggevenden. Bij nieuwe meldingen die gedaan zijn in teamoverleggen wordt de afweging gemaakt of deze opgenomen worden in het verbeterregister. Zo ja, dan wordt een datum bepaald waarop de verbetermaatregel afgehandeld is. Meldingen rondom veiligheid, Arbo en klachten worden ook opgenomen in het verbeterregister.
  3. Kortere doorlooptijden en terugkoppeling aan medewerkers over verbetermaatregelen moeten behaald kunnen worden door consequent het agendapunt “Meldingen die leiden tot verbetering” te bespreken in teamoverleggen. In de notulen worden ook de afspraken genoteerd, op die manier komt het een volgend overleg weer opnieuw ter sprake.
  4. In Roermond wordt het agendapunt “meldingen die leiden tot verbetering” nu geagendeerd op de overleggen van integrale buurtteams. Hierbij zijn meerdere werksoorten vertegenwoordigd, waardoor het lastig is om evt. veranderingen per werksoort te melden. Afspraak is dat dit agendapunt structureel op de agenda komt van de teamoverleggen per werksoort/activiteit.

 

Verbetermaatregelen AVG regels

  1. Er is veel onduidelijkheid over wat de grondslag Algemeen belang betekent voor het uitwisselen van persoonsgegevens in de praktijk van het welzijnswerk, met name voor het opbouwwerk/bewonersondersteuning en jeugd- en jongerenwerk. Dit wordt besproken met de privacy officer van Sterker.
  2. Afspraken maken over het invullen van de functie privacy officer en over de taken die hierbij horen zoals de jaarlijkse update van verwerkingsregister.
  3. Afspraken maken met teams over het gebruik van toestemmingsverklaringen bij grondslag Toestemming.
  4. Onderzoeken voor welke netwerkoverleggen/samenwerkingsverbanden afspraken zijn vastgelegd tussen organisaties over het uitwisselen en beschermen van persoonsgegevens en waar dit nog nodig is.
  5. De afspraken over bescherming/toegankelijkheid van persoonsgegevens in de primaire processen opnieuw bespreken en daar waar nodig een betere balans vinden tussen het voldoen aan de wet en de werkbaarheid in de praktijk.
  6. De afspraken over het vernietigen van persoonsgegevens volgens de wettelijke bewaartermijnen bespreken met teams. Deze afspraken toepassen en borgen.
  7. Do’s en don’ts opstellen m.b.t. regels AVG. De informatie over AVG op een toegankelijke plek opslaan.

 

Voor informatie over het toepassen van de AVG in het sociaal domein kun je terecht op de site https://kiezen-en-delen.nl/ en specifiek voor jeugdzorg https://jeugdconnect.nl/privacy/.

 

Externe audit

Op 5 en 6 november vindt de jaarlijkse ISO-audit plaats, dit keer in Venlo. Er staan gesprekken gepland met directie en collega’s uit diverse teams.

 

 

Wijzigingen handboek Kwaliteit

Er is een update van het handboek Kwaliteit. Er zijn 8 paragrafen gewijzigd.

 

De belangrijkste wijzigingen zijn:

 

  • Paragraaf 3.14 Maatje op Maat Roermond: samenvoeging van de activiteiten die eerder onder Welzijnsdiensten en Maatje op Maat vielen.
  • Paragraaf 3.15 Begeleiding vrijwilligers: i.v.m. update van het vrijwilligersbeleid.
  • Paragraaf 4.2.1 Werving en selectie: de bekendmaking van vacatures intern is aangepast.
  • Paragraaf 4.3.2 Telefonie en post: afspraken over postverspreiding en archivering zijn aangepast.
  • Paragraaf 4.4.4 Meten tevredenheid: afspraken over evaluatie en vaststellen van verbetermaatregelen zijn toegevoegd.
  • Verder zijn de afspraken die betrekking hadden op Speak & Connect verwijderd.

 

Jullie vinden het Handboek Kwaliteit op Intranet in de map Kwaliteit.

 

Yvonne van Herpen

Stafmedewerker Kwaliteit