Ontwikkelingen rondom kwaliteit december 2017

Medewerkers
04-12-2017

 

ISO audit

 

Op 30 en 31 oktober heeft de jaarlijkse ISO audit plaatsgevonden, dit keer in Roermond. Behalve met directie, teammanager en inhoudelijk coördinator zijn er auditgesprekken gevoerd met de 3 respectieve collega’s van opvoedingsondersteuning, opbouwwerk en de WegWijZer.

 

Elk jaar kan de organisatie zelf een aandachtsgebied aangeven waarover de auditor in de gesprekken vragen stelt, naast de vragen over het onderwerp van de audit. Dit jaar was het aandachtsgebied het personeelsbeleid en de ontwikkelingen die daarin hebben plaatsgevonden.

De auditor was vooral positief over de uitkomst van de audit. Zij heeft meer sterke punten genoemd dan verbeterpunten.

 

Sterke punten

  • Toename medewerkerstevredenheid van 5,9 (2011) naar 7,5 (uitkomst medewerkerstevredenheidsonderzoek 2016).
  • In Roermond geven medewerkers informatie door voor de trend- en signalenrapportage en in combinatie met de projectkaarten/plannen van aanpak is er een werkwijze geïmplementeerd voor productontwikkeling, aansluitend bij de actualiteit in het werkgebied. Op een projectkaart/plan van aanpak is de structuur van een PDCA-cyclus goed zichtbaar.
  • Gesproken auditees zijn allen tevreden over het nieuwe HRM beleid en dan specifiek over het E-portfolio, het loopbaanbudget en het begeleidingsgesprek (jaargesprek).
  • Het E-portfolio is een positief middel t.b.v. het in kaart brengen en oppakken van eigen ontwikkelingsmogelijkheden. Vanwege het ingevulde E-portfolio krijgt het begeleidingsgesprek meer diepgang. Een ingevuld E-portfolio wordt ook gebruikt om elkaar binnen het team te spiegelen. Het invullen van het E-portfolio hoeft niet volledig in eigen tijd te gebeuren.
  • Het loopbaanbudget wordt positief gewaardeerd omdat medewerkers op deze wijze niet alleen werken aan vakinhoudelijke verbeteringen maar ook eventueel aan persoonlijke ontwikkelingen.

 

Verbeterpunten

  • Er zijn nauwelijks meldingen (incidenten, agressie, klachten, verbetersuggesties e.d.) conform afspraken vastgelegd in de verbeterprocedure en in de klachtenprocedure.  Hierdoor is er geen beeld van mogelijke verbeterpunten die daaruit te halen zijn.
  • Gesproken auditees gebruiken, ondanks de positieve waardering, de E-portfolio niet met enige regelmaat.
  • Het invullen van de E-portfolio vraagt veel tijd en is niet voor iedereen even makkelijk.

 

Het managementteam zal maatregelen formuleren ten aanzien van deze verbeterpunten.

Wanneer deze helder zijn worden deze met alle teams besproken.

 

Nogmaals dank aan iedereen die meegewerkt heeft aan de audit en een compliment voor ons allen vanwege de positieve uitslag!


 

Nieuw veiligheidsprotocol

 

Het managementteam heeft eerder dit jaar het veiligheidsprotocol vastgesteld en onlangs heeft ook de ondernemingsraad hiermee ingestemd.

 

Het nieuwe veiligheidsprotocol vervangt het veiligheidsprotocol dat jaren geleden voor met name de afdeling Maatschappelijk werk en de WegWijZer is opgesteld. Dit was een van de aanbevelingen van de werkgroep Kwaliteit & Vakmanschap tijdens het cultuurveranderingstraject in 2015.

Het doel van dit veiligheidsprotocol is dat we zo (leren) werken dat we met elkaar kunnen zeggen:

 

  1. lk ben zo veilig als mogelijk is, in de werksituatie waarin ik verkeer.
  2. De onveiligheid die bij ons werk hoort is onderkend door medewerkers en leidinggevenden. Wij nemen onze praktijkervaringen serieus en nemen waar nodig maatregelen om de kans op werkstress of andere nadelige gevolgen te minimaliseren.
  3. Na een incident is er een passende opvolging (vanuit de medewerker en/of de leidinggevende) in lijn met de zwaarte van een incident.

 

Jullie kunnen het veiligheidsprotocol vinden op Intranet/Algemeen/Arbo.

In teamoverleggen zal dit onderwerp door de teammanagers op de agenda worden gezet.

 

 

Aanpassingen handboek Kwaliteit

 

In het handboek Kwaliteit zijn een aantal paragrafen aangepast. De wijzigingen zijn het gevolg van verbeterpunten die in interne auditgesprekken vastgesteld worden, van gewijzigde werkafspraken tot nieuw beleid. Een samenvatting van de belangrijkste wijzigingen:

 

  • Er zijn nieuwe onderdelen toegevoegd voor de beschrijving van de processen; Boekenpret, Opstapje en Opstap, stagebegeleiding, inburgering.
  • Wijzigingen in paragrafen Ondersteunende Processen i.v.m. vertrek hoofd Facilitaire zaken en verschuiven van verantwoordelijkheden.
  • Wijziging in paragraaf Klachten; termijnen voor afhandeling van klachten zijn aangevuld.

 

Het handboek Kwaliteit kunnen jullie vinden op Intranet onder Kwaliteit.

 

 

Intern auditteam

 

Menno Janssen (bewonersondersteuning Venlo) is vanaf juli gestart als intern auditor. Hij volgt Fleur Regli op.

Als lid van het intern auditteam krijg je de kans om via auditgesprekken met collega’s een kijkje te nemen in de keuken van andere werksoorten en afdelingen. Lijkt het jou ook leuk om intern auditor te worden, neem dan contact met me op voor meer informatie.

 

Yvonne van Herpen

Stafmedewerker Kwaliteit